Syyskuisena lauantaiaamuna kello herättää 6.00! Mitä? Ai niin, se on se inventaario tänään. Miksi meninkään lupautumaan…niin mielellään olisin nukkunut hieman pidempään, mutta ei auta: ylös, ulos ja tien päälle.
Jakkupuku ja korkkarit jäävät tällä kertaa kaappiin. Vedän farkut jalkaan ja otan sadetakin varalta mukaan, tiedossa on nimittäin autojen inventointiin osallistumista ulkona. Aurinko onneksi paistaa, kun suuntaan kohti varastoaluetta.
Asiakkaan kanssa oli sovittu aloituspalaveri seitsemäksi ja inventointi lauantaiksi sen vuoksi, että normaalit varastotapahtumat oli pysäytetty. Paikka on tuttu entuudestaan, sillä edellisenä torstaina olimme pitäneet jo alustavan palaverin inventoinninkäytännöistä ja samalla käyneet alueen läpi. Tiedossa oli, että pihalla odottaa inventointia noin 1 500 autoa siistissä järjestyksessä.
Muutaman kahvikupin ehdin juomaan samalla kun käymme vielä kertaalleen inventoinnin suorittamisen läpi. On tärkeää, että inventoinnin suorittamisessa tapa on yhtenäinen. Listat jakoon, kynä käteen ja pihalle. Läppäri saa jäädä nurkkaan odottamaan myöhempää dokumentointia.
Itse lähden inventointia suorittavan henkilön mukaan seuraamaan inventointia. Henkilöllä on pitkä kokemus alalta ja samalla kun käymme autoja läpi, hän kertoo kuinka autot puretaan tietylle alueelle, miten paikkanumerot määräytyvät, miten niitä liikutellaan alueella, varustellaan jne. Eipä ole tullut itselleni mieleen, minkälaisen prosessin autot käyvät ennen kuin päätyvät vahattuina autoliikkeeseen ja lopulta uudelle omistajalle.
Inventoinnissa ei värillä ja merkillä kovin pitkälle pääse, sillä autot täsmäytetään listoihin sarjanumeron perusteella. Käymme varastoa eli tässä tapauksessa ”parkkipaikkaa” läpi rivi riviltä, jotta kaikki tulee varmasti laskettua. Sarjanumerot ovat usean numeron mittaisia, joten tarkkana saa olla, ettei rivit ja numerot ala hyppiä silmissä. Tässä tapauksessa autot ovat uusia, joten huolta viallisesta tai epäkurantista tavarasta ei ole.
Tunteja kuluu, ja listat alkavat täyttyä ok-merkinnöistä. Vielä ei ole tullut ainakaan tietoon, että joku auto olisi hukassa. Hyvä niin, sillä tässä tapauksessa inventointieroja ei hyväksytä. Esim. ruuveja laskettaessa olisi ehkä pieni ero hyväksyttävissä.
Inventoinnista vastaava henkilö kerää listat, käy ne läpi ja syöttää järjestelmään. Kaikki näyttää menevän hyvin ja aikataulussa, kunnes erään listan kanssa tulee hieman hämmennystä. Kaikkia listalla olevia autoja ei löytynyt pihalta. Asiaan löytyy vastaavalta henkilöltä selitys nopeasti. Hän oli ajanut inventointilistat myöhään illalla, mutta aamuyöllä oli sovitusti haettu muutama auto kuljetukseen. Näihin löytyy rahtilistat, joten tämäkin asia on kunnossa.
Puolenpäivän aikaan on kaikki listat käyty läpi ja palautettu. Kaikki autot olivat löytyneet eikä ylimääräisiäkään löytynyt. Itselläni on edessä seuraavaksi tarkistuslaskennat. Otan muutaman listan ja lähden hakemaan autoa paikkanumeron perusteella. Kaikki näkyy olevan kunnossa.
Ennen lähtöä varmistan vielä, että kaikki dokumentit ovat mukana ja tarvittavat kysymykset on esitetty. Tällä kertaa inventointi oli suhteellisen selkeä ja helppo, tuotteina kun oli auto ja kappalemäärä yksi. Joskus tulee tilanteita, joissa varastossa on hyllyä hyllyn vieressä, tuotteita tuhansia, nimikkeistä ei itsellä juuri mitään tietoa ja tunnistaminenkin on haastavaa, ja juuri se tarkistuslaskennan tuote- ja varastopaikka on tietenkin siellä ylimmällä hyllyllä varastossa. Tässä inventoinnissa oli vain yksi huono puoli – nyt on hirmuinen autokuume!
Hanna Paulamäki, PwC, Associate, Tilintarkastuspalvelut
Työviikko-blogisarjassa KY:n yhteistyöyrityksen ammattilaiset kertovat omasta työpäivästään, ja tarjoavat kyltereille kurkistuksen niihin työtehtäviin, jotka saattavat olla myös sinun tulevaisuuttasi.
Viikon aiemmat kirjoitukset:
Maanantai maahantuonnin ja -viennin parissa
Tiistai tulevaisuutta ennustaen